Virtuell Assistent

I dagens digitaliserade värld så har verkligen personers arbetsmiljö förändrats. Den traditionella arbetsplatsen har verkligen breddats ut, och inkluderar nu virtuella och distans baserade roller.

Bland alla dessa jobb och roller så har verkligen den virtuella assistenten (VA) blivit stor och populär, speciellt bland entreprenörer och privatperson som vill skapa sig en extra inkomst. Även större bolag har valt att ta in virtuell assistent online, för att hjälpa till med mindre sysslor.

Om du undrar vad en virtuell assistent är, vilka uppgifter de har, samt hur du själv kan dra nytta av en virtuell assistent, eller du kanske vill börja jobba som en virtuell assistent, så kommer du att hitta svaren på dina frågor i denna artikeln.

Nu när arbetslivet har blivit allt mer digitaliserat samt flexibelt, så kan vi förvänta oss att efterfrågan på virtuella assistenter, enbart kommer att öka. Detta gäller både på den Svenska marknaden som den internationella. Tack vare dagens digitalisering, så har finns det nu nya sätt att kunna arbeta samt samarbeta ihop. Detta gör att allt fler företag väljer att använda sig av virtuella assistent tjänster online.

Större efterfrågan på specialiserade VA

En av de största trenderna som vi kan se när det kommer till virtuell assistent branschen, är att det har blivit en betydligt större efterfrågan på mer specialiserade tjänster. Detta har ökat i jämförelse med att anlita så kallade generalister. Idag så söker allt fler bolag virtuella assistenter som har en speciell kompetens, detta kan vara allt ifrån SEO experter, sociala medier hanterare, eller experter på e-handel som dropp shipping experter.

Detta innebär att för dig som vill jobba som en virtuell assistent, så har du större chans att hitta virtuella assistent jobb, om du har en bredare kunskapsbas.

Automatisering och AI: Hot eller möjlighet?

En annan väldigt stor faktor, som kommer att påverka framtiden för den virtuella assistent branschen, är Ai och automatisering. Med hjälp utav verktyg som automatiska schemaläggnings system, chatbots och bokföringssystem, så kommer detta att underlätta dina uppgifter som en virtuell assistent.

Framtida arbetsmodeller

Man kan helt klart säga att det var pandemin, som verkligen var en katalysator, för arbete på distans. Idag är distansarbete verkligen en integrerad del av det svenska arbetslivet.

Vi kan helt klart i framtiden, förvänta oss att flera svenska bolag, detta inkluderar organisationer, som vi tror helt klart kommer att välja att interagera virtuella tjänster som en del utav deras affärsmodell. Detta gäller speciellt inom områden där vi idag kan se ett ökat behov, av både kostnadseffektivitet och flexibilitet.

En virtuell assistent är en person som sitter och jobbar på distans, och erbjuder tekniska, administrativa samt kreativa tjänster till bolag eller enskilda klienter. Bara i Sverige så har den här typen av affärsmodell, verkligen exploderat under de senaste åren. Detta gäller speciellt bland företagare, entreprenörer och digitala nomader online. Alla de som helt enkelt söker en flexibel och kostnadseffektiv lösning.

Vi kommer i denna artikeln att gå djupare in på vad en virtuell assistent är, samt vilka typer av tjänster som de kan erbjuda, även om hur marknaden ser ut, samt alla fördelar och nackdelar med att anlita en virtuell assistent. Vi kommer även att kolla på hur den svenska arbetsmarknaden ser ut amt om hur den digitala utvecklingen har påverkat virtuella assistenter, och om hur framtiden ser ut.

Den absolut största skillnaden mellan en vanlig assistent och en virtuell assistent är själva arbetsplatsen. När det kommer till en vanlig assistent så arbetar dessa vanligtvis på ett kontor, medans en virtuell assistent arbetar ifrån en avlägsen plats. Detta har gjort det möjligt för bolag att anlita virtuella assistenter ifrån hela världen.

Detta öppnar verkligen upp för ett breddare urval av möjligheter samt kompetenser ifrån hela världen. Det bästa med en virtuell assistent är att de även kan arbeta med flertals klienter samtidigt. Det innebär att du som företagare kan anlita en virtuell assistent på projekt eller deltid basis.

Virtuella assistenter erbjuder företagare ett stort urval utav tjänster samt arbetsuppgifter. Detta kan variera allt ifrån deras klienters behov samt deras egna kompetens. Här nedan så går vi genom alla de populäraste tjänsterna som en virtuell assistent kan erbjuda sina kunder.

• Administrativt stöd: Virtuella assistenter kan utföra virtuella möten, bokföring, reseplanering samt fakturering bland annat.
• Kundtjänst:De kan svara på diverse förfrågningar via chatt, epost eller telefon.
• Sociala medier:De kan hantera ett företags sociala nätverk och skapa nytt innehåll.
• Innehållsskapande: De kan skriva diverse blogg inlägg, redigera nuvarande material samt skapa marknadsföringmaterial.
• Grafisk design:De kan skapa logos, webbdesign samt andra visuella element.
• E-handel: De kan även hantera din kundtjänst och ta emot beställningar via ehandelsplattformar.
• SEO och digital marknadsföring: De kan utföra SEO på deras klienters hemsidor, samt genomföra betald marknadsföring.

Både i Sverige och inom andra utvecklande länder, så har verkligen antalet frilansare exploderat, i takt med att distansarbete har blivit större.

Denna trend har verkligen lett till att fler och fler bolag ser alla fördelarna med att anlita virtuella assistenter online.

Efterfrågan på virtuella assistenter i Sverige

Själva efterfrågan på virtuella assistenter har verkligen exploderat i Sverige. Detta gäller bland både små och medelstora företag.

Allt fler bolag letar efter kostnadseffektiva lösningar, för att kunna hantera sina behov, utan att behöva anställa in heltidsanställda. Det är just här där virtuella assistenter kommer in.

De olika bolag som anlitar virtuella assistenter i Sverige omfattar:

• Startups: Det är oftast nystartade bolag som inte har nog med kapital att anställa en heltidsanställd, som använder sig utav en virtuell assistent online. Detta för att de är det billigaste och mest effektivaste metod för dem.
• Entreprenörer: Även entreprenörer väljer att använda sig utav virtuella assistenter. Detta så att de har en snabb och enkel uppstart.
• Frilansare & Digitala nomader: Allt fler personer väljer att driva sin verksamhet ifrån olika delar av världen. Dessa kallas för digitala nomader. Dessa har en stor användning utav virtuella assistenter online.

När det kommer till teknologiska framsteg, så har verkligen virtuell assistent branchen exploderat. Med hjälp av molnbaserade lösningar som Microsoft Office 365, Google Workspace och Slack, så har virtuella assistenter kunnat samarbete med allt fler klienter i realtid, även då de sitter på ett fysiskt avstånd.

Sedan har även användningen av verktug som Asana, Trello och Monday möjliggjort det för virtuella assistenter online, att kunna hålla uppsyn på sina deadlines och uppgifter.

Med hjälp av teknologi så är det möjligt för virtuella assistenter att kunna utföra, allt mer komplexa uppgifter som digital marknadsföring, samt analys av data. Detta var tidigare begränsat till de personer med enbart en avancerad och mer teknisk kompetens. Detta har verkligen gjort det möjligt för marknaden för en virtuell assistent att kunna erbjuda mer tjänster.

För bolag och individer som går i planerna på att anlita en virtuell assistent, så finns det mängder utav fördelar med att göra detta. Här nedan har vi listat ett fåtal av dessa:

Kostnadseffektivitet

En av de absolut största fördelarna med att anlita en virtuell assistent är att du sparar mycket kapital. Då en virtuell assistent oftast alltid arbetar på distans, så kommer ett bolag inte behöva lägga kapital på kontor, utrustning eller andra kostnader. Sedan kan även ett bolag välja att anlita ett VA på timbasis eller för enbart specifika projekt och jobb.

Ökad produktivitet

Genom att du väljer att anlita en virtuell assistent online, så kan du snabbt och enkelt delegera dina repetitiva och administrativa aktiviteter. På detta viss så kan ett bolags anställda, istället fokusera på mer strategiska och viktigare uppgifter. Detta kommer att öka ditt bolags produktivitet samt effektivitet.

Flexibilitet

Virtuella assistenter kan även anpassa alla sina arbetstider samt klienters behov. Detta är speciellt värdefullt för bolag, som är aktiva på den internationella marknaden, och som kommer behöva hjälp utanför sina vanliga arbetstider. En virtuell assistent kan verkligen anpassa sig själv utifrån de olika förändringarna i arbetsvolym, och kan alltid ta på sig mer jobb, om det så kommer att behövas. Detta utan att ett bolag behöver ta in mer extra personal.

Tillgång till specialiserade färdigheter

Många virtuella assistenter erbjuder mer specialiserade tjänster, inom olika arbetsområden som sociala medier, digital marknadsföring, teknisk support och grafisk design. Detta ger bolag expertis inom ett flertals olika områden, utan att de kommer att behöva anställa en massa heltidsanställda.

Möjlighet att skala upp verksamheten

För startups och mindre företag, så kan det verkligen vara en utmaning att expandera sina verksamheter. Detta utan att överbelasta sina nuvarande resurser. Genom att de väljer att anlita en virtuell assistent, så kan dessa företag snabbt få tillgång till bra personal, vid behov. Detta gör det möjligt för dem att hantera en växande kundbas inom sin verksamhet, på ett kostnadseffektiv sätt.

Även då det finns mängder av fördelar med att både jobba som virtuell assistent, eller att anlita en, så kommer detta även med sina egna nackdelar och utmaningar. Dessa ska du alltid först överväga innan du väljer att jobba som virtuell assistent.

Kommunikations utmaningar

Eftersom jobb som virtuell assistent sker på distans, så är det vanligt att det kan uppstå kommunikationsproblem mellan en VA och en kund. Tekniska problem, tidszons skillnader och missförstånd kan ske och påverka allas arbetsflöden. Detta kan leda till förseningar och fel i arbetet.

Tidszons skillnader

Om en virtuell assistent befinner sig inom en annan tidszon, så kan det lätt uppstå problem och komplikationer, med att koordinera de olika arbetstiderna. Detta kan leda till längre förseningar i utförande av de olika uppgifterna samt kommunikationen.

Även då det ibland kan vara en fördel att ha virtuella assistenter som arbetar under olika tider, så kan detta bli ett problem om bolaget är stängt. Det skapar även problem när det handlar om att få svar snabbt samt när det kommer till realtidskommunikation.

För att kunna minimera dessa problem, så är det viktigt att du som företagare, alltid har fastställda tider samt tidsramar för dem som jobbar som virtuella assistenter.

Tillit och självständighet

När du väljer att arbeta med en virtuell assistent, så kommer det krävas att du har ett högt förtroende för dem. Detta då din virtuella assistent kommer att hantera affärs kritiska och känslig information på distans. Detta kan vara svårt för vissa bolag. Då detta innebär att de kommer att släppa en viss kontroll över sin verksamhet. För att kunna bygga upp detta förtroende så är det otroligt viktigt att du alltid utvärderar din virtuella assistent.

Att jobba som virtuell assistent är verkligen ett attraktiv jobb för många som vill jobba hemifrån. När du väljer att bli virtuell assistent, så kommer du ha friheten att kunna arbeta ifrån vart som helst, när som helst. idag är det allt fler digitala nomader som väljer att gå en virtuell assistent utbildning online.

Fördelar med att jobba som virtuell assistent

• Ökad flexibilitet: En av de absolut största fördelar med att jobba som virtuell assistent är flexibiliteten. Då arbetet sker på distans, så kommer du alltid själv kunna välja vart du kan arbeta ifrån. Detta kommer att underlätta för dig att hitta en balans mellan privatliv och arbetsliv.
• Möjlighet att välja arbete: När du väljer att jobba som virtuell assistent, så har du friheten att välja exakt vilka klienter det är som du vill arbete med. Detta ger dig en större kontroll över din arbetsbörda samt din autonomi. Detta kommer att möjliggöra för dig att kunna skräddarsy ditt arbete utifrån dina egna kunskaper, färdigheter och intressen.
• Låg startkostnad: Med ett jobb som virtuell assistent så kommer du enbart att behöva en internet uppkoppling och en laptop. Just därför har jobb som virtuell assistent verkligen skapat en möjlighet för dem som vill tjäna pengar snabbt online, utan att behöva göra någon större investering.
• Mångsidighet: Jobb som virtuell assistent ger dig verkligen möjligheten att kunna utveckla dina färdigheter inom digital marknadsföring, administration och support. Detta skapar en stor möjlighet för dig att konstant utveckla dina kompetenser och färdigheter.

Som med allt annat så finns det även ett antal utmaningar med att jobba som en virtuell assistent. Här nedan har vi listat ett antal av dessa:

• Ojämn inkomst: En av de absolut största nackdelarna med att jobba som virtuell assistent, är att om du vill skapa dig själva en passiv inkomst, så kan det bli svårt när du jobbar som en virtuell assistent. Detta gäller speciellt om du arbetar som en frilansare. Din arbetsvolym kan komma att variera avsevärt beroende på hur många klienter du kan få.
• Konkurrens: Att jobba som virtuell assistent är en väldigt konkurrensutsatt bransch. Detta då både behovet och utbudet av virtuella assistenter online har exploderat i takt med globaliseringen. Idag kan företag välja att anställa virtuella assistenter ifrån hela världen, som kan erbjuda sina tjänster för lägre priser.
• Självdisciplin: När du väljer att jobba som virtuell assistent, så kommer det att krävas en hög nivå utav självdisciplin samt att du har förmågan att organisera ditt arbete. Detta då du aldrig har någon som dagligen bevakar ditt arbete.
• Ensamhet:  Då en virtuell assistent jobbar hemifrån, så kan det ibland bli så att de känner sig ensammare, än andra arbetare. Det kan vara svårt att jobba hemifrån eller att jobba utomlands, utan några kollegor att bolla ideer med.

För att du ska kunna jobba som virtuell assistent och vara en framgångsrik en, så kommer det att krävas att du har vissa färdigheter. Här nedan så går vi genom de färdigheter som du kommer att behöva:

Kommunikationsförmåga: Eftersom när du väljer att jobba som en virtuell assistent, så kommer du att behöva kommunicera mycket på distans, så det är A och O, att du har bra kommunikations förmågor. Detta gäller både i skrift och muntligt.

Tids hantering och organisering: En VA måste verkligen kunna hantera flera projekt och uppgifter samtidigt. Detta kräver att du har bra organiseringsförmågor samt planeringsförmågor. Du behöver kunna hålla deadlines samt strukturera din dag på bästa sätt möjligast.

Tekniska färdigheter: Många virtuella assistent tjänster kräver verkligen, att du har en bra förståelse för olika tekniska verktyg samt program. Detta kan vara allt ifrån sociala medieplattformar, molntjänster, projektledningssystem och bokföringsprogram. 

Problemlösningsförmåga: Då en virtuell assistent arbetar helt och hållet självständigt, så är det otroligt viktigt att en VA är duktig på att lösa problem på egen hand. Detta kan vara allt ifrån tekniska problem, till utmaningar som kan uppstå under arbetsdagen.

Virtuell assistent är en person som arbetar på distans, och erbjuder mängder utav olika tjänster. Detta är alltid ifrån digital marknadsföring till administration. I Sverige har verkligen marknaden för virtuella assistenter ökat. Detta har skett i takt med att det är mer digitalisering och allt fler arbetar online. 

För företagare så erbjuder en virtuell assistent en kostnadseffektiv lösning, samtidigt som de får tillgång till specialiserade färdigheter. Det viktigaste för ett företag som vill anlita en virtuell assistent, är att assistenten kan arbeta på ett självständigt och flexibelt sätt.

Framtiden för virtuella assistenter är verkligen ljus i Sverige. Då det bara blir en större och större efterfrågan på virtuella assistenter som har speciella färdigheter och kunskaper.