Mötesbokare

Mötesbokare är verkligen en kritisk komponent i många bolag och organisationers verksamhet. Att kunna boka möten med rätt personer, vid rätt tidpunkt, kommer att vara helt avgörande för dig som vill bli en mötesbokare. Som Mötesbokare så kommer du att ha en väldigt central roll hos ett bolag.

Vi kommer i denna artikeln att gå genom allt du behöver veta om mötesbokning, detta gäller allt ifrån olika strategier samt verktyg, till hur du på bäst sätt kan hantera de olika utmaningarna för att nå framgång med din mötesbokning. Du kommer att få en bra förståelse över varför mötesbokning är så viktigt och effektivt, samt hur du kan utveckla dina färdigheter så att du kan bli en framgångsrik mötesbokare.

En mötesbokare är en person som har ansvaret för att planera och organisera möten mellan en, två eller ett flertals parter. Detta kan handla om möten mellan bolag och nya eller befintliga klienter, interna möten inom ett företag osv. Som en mötesbokare jobb handlar om att du ska se till att dina möten, bokas på ett effektivt och smidigt sätt. Detta kommer att kräva både bra kommunikationsfärdigheter och en bra planeringsförmåga.

Ditt mötesbokare jobb kan sträcka sig över en längre period samt plats. Du kommer även behöva vara noggrann med att skriva ner alla detaljer och uppgifter gällande dina bokade möten. På så sätt kan den individen du bokar mötet åt, vara förbered och redo innan mötet börjar. Din förmåga att kunna hantera mindre detaljer på ett produktivt sätt, kan komma att vara avgörande för om mötet kommer att bli produktivt.

Mötesbokning handlar inte enbart om att syssla med en administrativ uppgift, det är även en strategisk funktion, som kommer att påverka ett bolags framgång. Bra mötesbokning kan komma att leda till nya affärsmöjligheter, förstärka relationen mellan nya klienter samt förbättra de interna processer som ett bolag har. Om du kommer att arbeta som mötesbokare inom ett sälj team, så kan din förmåga att kunna boka möten med potentiella klienter vara en direkt påverkan på ett bolags ekonomi samt tillväxt.

Bolag som arbetar med B2B försäljning, där det är otroligt viktigt att förtroende och relationer är centrala, så är mötesboknng vanligtvis det absolut första steget i försäljningsprocessen. Med ett välplanerat möte så kan detta leda till en större affär för ett bolag, samma sak gäller omvänt, en dåligt organiserad eller dålig tajmat möte, kan istället leda till en större förlust för ett bolag.

För att du ska kunna bli duktig på mötesbokning, så kommer du att behöva utveckla en strategi, som inte enbart har fokus på att boka in flera möten, utan även på att boka möten som är värdefulla, för alla som är inblandade. Här nedan så går vi genom ett antal olika metoder, som kan komma att hjälpa dig att bli framgångsrik med mötesbokning.

1. Känn till din målgrupp

För att du verkligen ska kunna bli bra på mötesbokning, så är det viktigt att du förstår din standard klient. Detta innebär helt enkelt att du måste förstå hur de fungerar, samt deras behov och hur ditt bolag kan tillgodose dessa behov. När du förstår dig på detta, så kan du utifrån det anpassa ditt budskap samt approach, för att verkligen kunna maximera dina chanser till att boka ett bra möte.

Att du väljer att skräddarsy dina meddelanden, baserat på den produkt du bokar åt, kommer även vara väldigt avgörande och effektivt. Ett exempel är att om du arbetar inom IT sektorn, så kan du ha olika metoder, beroende på hur du talar med en IT chef eller VD.

2. Använd kvalitativa prospekteringsverktyg

Kvalitativ prospektering kommer oftast att ligga till grund för att du blir framgångsrik inom mötesbokning, och kan få en bra mötesbokare lön. Prospektering innebär helt enkelt att du kommer att identifiera potentiella klienter eller samarbetspartners, som verkligen har ett intresse för det ditt bolag kan erbjuda. Det finns idag mängder av olika verktyg, som kan användas för detta. Ett fåtal är Salesforce och Hubspot.

Genom att du använder dig av dessa verktyg, så kommer du att kunna samla in information och data om dina potentiella klienter, analysera deras behov och beteenden, samt identifiera de absolut bästa tillfällen för att kontakta dem. Detta kommer att hjälpa dig att fokusera din energi på olika prospekts, som har den största möjliga chansen att boka in ett möte på.

3. Skräddarsy ditt budskap

En av de absolut viktigaste funktionerna och faktorerna med mötesbokning hemifrån eller på kontor, är att du ska skräddarsy ditt meddelande till varje bolag och individ. Att bara skicka ut ett massutskick till en massa klienter, kan oftast inte ge något bra resultat. Det vi istället rekommenderar är att du tar dig tiden, att verkligen förstå dig på den personen eller bolaget du tar kontakt med. Och sedan anpassar din pitch utifrån detta.

En väldigt bra metod för att kunna inleda en specifik utmaning är att du enbart kontaktar prospekts som har en nytta av din tjänst eller service. Desto mer personligt ditt budskap är, desto större chans och möjlighet kommer du att ha att få in ett lyckat bokat möte.

4. Timing är allt

När du arbetar som mötesbokare så kommer din timing att vara avgörande. Du måste veta vilken tid på dygnet som är den bästa tiden att ringa din målgrupp. Ett exempel är att vissa branscher är väldigt upptagna på morgonen, så därför kan det vara bättre för dig att ringa på eftermiddagen..

En annan viktig del av timing är att det handlar om att du ska förstå dig på din prospekts köpprocess. Om du vet när en potentiell klient verkligen behöver en viss lösning, som ditt bolag kan erbjuda, så kan du välja att boka ett möte precis vid rätt tidpunkt. Detta kommer att öka dina chanser till ett bra och positivt resultat.

5. Följ upp på korrekt sätt

Att göra din uppföljning på det bästa sättet, är även väldigt viktigt när det kommer till mötesbokning hemifrån. Allt fler mötesbokare misslyckas då de är för jobbiga eller att de inte följer upp på korrekt sätt. Du behöver hitta en bra balans mellan att kontakta dina klienter till att du följer upp med en mötesbokning eller information.

En bra metod är att du är ihärdig utan att du blir jobbig och påträngande. Samt att du alltid värdesätter dina uppföljningar. En väldigt bra uppföljning är att du alltid skickar lite information och en kortare sammanfattning av ditt senaste samtal med din prospekt, efter ert samtal. Detta kommer att hålla din prospekt engagerad och intresserad.

Mötesbokning är verkligen en ganska så enkel process, och det kommer endå så klart att finnas ett flertals utmaningar, som du kan stöta på i din roll som mötesbokare med jobb hemifrån. Här nedan så går vi genom ett antal av de absolut vanligaste utmaningar som du kommer att ha, samt hur du kan övervinna dem alla:

1. Hantera Avvisningar

Du kommer under ditt mötesbokare jobb absolut att stötta på ett flertal avvisningar. Detta är en del av jobbet, och är någonting som du behöver lära dig att hantera. Att få avvisningar, kan beror på ett flertals olika faktorer. Det kan vara så att du ringer vid fel tidpunkt, eller att personen helt enkelt inte är intresserad.

Du ska aldrig ta avvisningar personligt. Istället så rekommenderar vi att du använder dig av avvisningarna, som en ny möjlighet att lära dig och bättra på din pitch. Du ska alltid försöka analysera anledningen till varför du blivit avvisad, och sedan tänka på om du bör förändra din metod, så att du kan få bättre resultat nästa gång.

2. Navigera förbi Gatekeepers

Det som kallas för gatekeepers är assistenter och sekreterare, detta är oftast de första personerna du kommer att kommunicera med, när du försöker boka in ett möte. Deras roll är att se till att den som tar beslutet inte, råkar ut för onödiga störningar. Vilket innebär att det kan bli svårt för dig att komma förbi dem.

Det bästa sättet som du kan komma förbi en gatekeeper, är att vara artig och trevlig, dock bestämd. Detta kan även alltid vara positivt om du kan bygga en relation med en gatekeeper. Detta gör du på bäst sätt genom att vara respektfull samt erbjuda dem relevant information.

3. Bevara Motivationen

Det kan vara ett tufft med ett mötesbokare jobb, detta då det kan ibland bli väldigt monotont. Speciellt om du bara får en massa avvisningar. Att du kan hålla din egna motivation uppe, kommer att vara helt avgörande för dig att lyckas.

Ett bra sätt som du kan hålla din motivation uppe, är att du sätter bra och tydliga mål, för dig själv. Detta inkluderar mål som hur många samtal du ska göra dagligen, samt hur många möten som du ska boka in var dag, vecka eller månad. Genom att du uppnår mindre framgångar, så kommer du att lyckas med att hålla dig själv motiverad och fokuserad.

4. Hantera Tidszoner och Schemaläggning

Om det är så att du kommer att arbeta med klienter eller prospekts i olika tidszoner, så kan det bli svårt med att schemalägga allt. Det är viktigt att du är medveten om de olika tidsskillnaderna, samt att du planerar dina möten och samtal på bästa sätt.

Det finns idag ett flertals olika verktyg som kan komma att hjälpa dig med detta, allt ifrån online kaledrar till noteringblock. Du kan även överväga att använda dig av olika schemaläggningstjänster som Calendly, som även per automatik kommer att meddela dina klienter gällande bokade tider

5. Anpassa dig till ny teknik

Mötesbokning har verkligen förändrats under den senaste tiden. Inte bara på grund utav den senaste utvecklingen inom digital teknik, men även för att du som mötesbokare nu kan arbeta hemifrån, vilket både underlättar och lockar in allt fler till att jobba med mötesbokning. Många personer som tidigare arbetat som telefonförsäljare har nu valt att bli mötesbokare, då deras kunskaper sedan tidigare, hjälper otroligt mycket med mötesbokning.

VI rekommenderar att du alltid gör ditt bästa för att lära dig själv de olika CRM systemen, e-post verktyg samt de automatiserade funktionerna. Även att du kanske väljer att engagera dig mer i diverse sociala medier, för att lättare kunna boka dina möten. Du kommer att vara konkurrenskraftig om du har enkelt för dig att anpassa dig till nya situationer.

Teknologi kommer att ha en stor roll, när det kommer till mötesbokning, och det finns idag mängder av olika verktyg som kommer att kunna hjälpa dig bli mer effektiv samt organiserad. Här nedan går vi genom ett antal av de populäraste tekniker och verktyg som du kan använda under ditt mötesbokare jobb online.

1. CRM-System

CRM står för Customer Relationship Management system. Detta är ett otroligt bra verktyg som kommer att hjälpa dig med att, både analysera och hantera alla dina klient konversationer och data. Med ett bra CRM system, så kommer du att kunna hålla dig uppdaterad, och ha tillgång till mängder av olika funktioner, som integrering med e-post, schemaläggning, kalender applikationer och automatiserad uppföljning.

2. Schemaläggningsverktyg

Schemaläggningsverktyg kommer att förenkla för dig att boka in dina möten som mötesbokare hemifrån. Detta utan att du kommer behöva gå fram och tillbaka i din telefon och epost. Med hjälp av verktyg som Doodle, Microsoft Bookings och Calendly, så kan du enkelt boka dina möten och skicka dina möten till dina prospekts.

3. E-postautomatisering

Med hjälp utav E-postautomatisering, så kommer du att spara otroligt mycket tid, och kunna följa alla dina uppföljningar snabbt och enkelt. Du kan skapa helt automatiserade e-postkampanjer, som kommer att skicka dig rätt meddelanden vid rätt tid.

4. Sociala Medier och Nätverksverktyg

Sociala medier är verligen viktigt, även när det kommer till mötesbokning online. Detta är speciellt viktigt när det kommer till B2B sektorn. Hemsidor som LinkedIn, är verkligen ovärderliga för dig som vill komma fram till beslutsfattare inom vissa bolag. LinkedIn Sales Navigator är ett av de mest kraftfullaste vertygen idag, som tillåter dig att skicka meddelanden, prospektera och samtidigt hålla koll på olika samtal med potentiella klienter.

Du kan även med hjälp av sociala medier hålla dig själv engagerad i olika diskussioner online. Detta kan även komma att bygga bra relationer, som sedan kan bygga möten.

Som en mötesbokare hemifrån så är det väldigt viktigt viktigt att du försöker utveckla dina färdigheter. Detta för att du alltid ska hålla dig effektiv och konkurrenskraftig. Här nedan hittar du ett antal nyckelområden, där du har möjligheten att förbättra dig:

1. Kommunikationsfärdigheter

Effektiv kommunikation är verkligen grunden när det kommer till mötesbokning hemifrån. Du måste kunna tala tydligt, övertygande och på ett professionellt sätt. Oavsett om du kommer att sitta i telefon, e-post eller face to face. Sedan behöver du förmågan att veta hur du ska anpassa din kommunikation, baserat på personen du talar med.

Det bästa sättet som du kan förbättra din kommunikation, är genom att du aktivt lyssnar, jobbar med din ton samt språkbruk. Sedan att även tala med med dina kollegor för feedback.

2. Tids- och Självhantering

Mötesbokning online handlar om att man har många bollar i luften. Allt ifrån prospekting till uppföljning, till att lägga schema samt din kommunikation. Du behöver även ha bra självhanteringsfärdigheter, för att kunna balansera alla dina uppgifter på bäst sätt.

Genom att du använder dig av olika to-do-listor, tidsblockering och kalendrar, så kommer du att kunna hålla dig själv organiserad samt fokuserad.

3. Problemlösning och Analysskapacitet

Mötesbokning handlar mycket om att lösa olika problem och sedan anpassa sig till förändringar. Det kan bli så att du stöter på hinder med bokningar, avbokningar och tekniska problem. Att kunna snabbt analysera vissa situationer, hitta möjliga lösningar är alla värdefulla egenskaper.

Om du regelbundet och ständigt reflekterar över dina egna erfarenheter, både dina misslyckanden och framgångar, så kommer du snabbt kunna utveckla dina förmågor.

4. Förhandlingsförmåga

Att kunna boka möten med mötesbokning, kommer i bland att handla om att förhandla fram en bra tid, som fungerar för bägge parter. Att du har starka förhandlingsfärdigheter, kommer absolut att hjälpa dig, med att övervinna olika invändningar samt nå överenskommelser som passar dig och din prospekt.

Mötesbokning kommer helt klart att fortsätta att utvecklas i samband med att nyare teknik och arbetsmetoder presenteras. automatisering, Ai och digitalisering, kommer absolut att spela en stor roll, samt så kommer det att förändra hur en mötesbokare hemifrån arbetar.

1. Automatisering och AI

Artificiell intelligens och automatisering, kommer helt klart att bli allt mer integrerade i mötesbokningsprocessen. Det finns idag mängder utav Ai verktyg, som kan komma att hjälpa dig identifiera de bästa prospekt samt tider för att boka dina möten. Samt helt och hållet automatisera dina uppföljningar, och även kunna förutsäga när bästa tiden för att kontakta en klient är.

Detta innebär att du som mötesbokare kommer att kunna fokusera mera på den strategiska delen med ditt mötesbokare jobb. Det handlar om saker som att bygga bättre relationer med klienter samt förstå dig på dina prospekts behov.

2. Virtuella Möten

Virtuella möten har blivit allt mer vanligare, speciellt efter den globala pandemin. Även då världen så gott som återgot, till det normala, så kan vi förvänta oss att virtuella möten kommer fortsätta vara en stor del inom affärsvärlden.

Som en mötesbokare så kommer du vara tvungen att vara bekväm med att organisera och boka virtuella möten dagligen. Detta kan kräva att du är bra på att hantera tekniska plattformar, samt se till att alla har rätt verktyg samt information.

3. Hybridarbetsmiljöer

I dagens värld där många bolag nu kollar på hybridarbetsmodeller, där du som anställd, kommer att kunna jobba hemifrån och på distans, så kommer du som en mötesbokare behöva kunna anpassa dig, till nya arbetsförhållanden. Det kan innebära att du behöver koordinera möten, med ett flertals olika personer på olika platser, samt använda dig utav digitala verktyg för att säkerhetsställa, att alla är helt synkroniserade.

Mötesbokning kan vara en utmanande och komplex uppgift. Dock så är det även ett väldigt givande arbete. Genom att du regelbundet utvecklar dina färdigheter, använder dig utav rätt verktyg och metoder, så kommer du att kunna anpassa dig till framtidens arbetsmetoder.

Om du vill bli en framgångsrik mötesbokare, som inte enbart bokar in möten, men även bidrar till att ditt företag når sina mål.