Telefonpassning är verkligen en viktig tjänst för bolag, som siktar på att hjälpa företag upprätthålla en professionell effetiv och bra kommunikation med sina klienter. Telefonpassning är en tjänst där bolag anlitar ett externt bolag eller en tredje part, för att kunna hantera alla sina inkommande samtal. Detta brukar vanligtvi ske under en perid eller tidsram, då bolag inte själva har tidens att upprethålla en kontakt med sina kunder, antingen under eller efter kontorstid.
Vi kommer i denna artikel att gå genom exakt vad telefonpassning är, samt det olika typerna av telefonpassning online. Dess fördelar och nackdelar.
Vad är telefonpassning?
Telefonpassning innebär att ett företag, väljer att outsourca sitt telefontjänst till ett annat bolag. Denna typ av tjänst kommer att fungera som ett nav, för att kunna hantera alla inkommande samtal, samt vidarekoppla meddelanden, och i vissa fall kunna erbjuda en avancerad kundsupport, där de utför mötesbokning, tar emot beställningar samt ger en teknisk support.
Grunderna i telefonpassning
Det som är huvudsyftet med telefonpassning i Sverige eller utomlands, är att säkerhetsställa att alla samtal blir besvarade. Detta kan speciellt vara viktigt för mindre och medelstora bolag, som kanske inte har kapital nog att anlita heltids personal för sina inkommande samtal. Alternativt för företag som har en otroligt stor volym av inkommande telefonsamtal.
Denna flexibla lösningen brukas oftast användas under följande omständigheter:
- Efter kontorstid: De bolag som inte har en 24/7 kundsupport, kan endå med en telefonpassningstjänst erbjuda en tillgänglighet.
- Sjukfrånvaro: Om ett företags anställda är på sjukskrivna eller på semester, så kan en telefonpassningstjänst se till att inget går om miste.
- Hög arbetsbelastning: Då ett bolag kanske har en väldigt hög belastning, så kan det vara en fördel att ha en telefonpassningstjänst.
En telefonpassningstjänst ger verkligen bolag möjligheten att upperätthålla en professionalism och en tillgänglighet, även då det kan vara hektiska tider.
Olika typer av telefonpassning
Telefonpassning är en sådan unik tjänst, att den kan anpassas helt utifrån ett företags behov. Det kan även komma att variera i dess omfattning samt komplexitet. Här nedan har vi samlat ett antal, av de vanligaste typer av telefonpassning online.
Manuell telefonpassning
Med manuell telefonpassning så innebär det att alla samtal bli besvarade av en person. Detta är vanligtvis en kundtjänstagent eller en sekreterare. Detta är den vanligaste formen av telefonpassning online. Det är helt enkelt någon som interagerar med någon på andra sidan luren åt ett företag.
Fördelar:
- Kundtjänst och en personlig kontakt.
- Möjligheten att ha en telefonpassning som svarar på svåra och enkla frågor.
Nackdelar:
- Det kan vara en kostsam lösning för de företag som har många samtal.
- Det kan ske mänskliga fel eller missade samtal.
Automatisk telefonpassning
Interactive Voice Response (IVR) eller automatiserad system som de även kallas, brukar man använda för att omdiregera samtal till en viss avdelning, eller ge klienten ett antal olika alternativ. IVR system brukas användas för förinspelade röster och kan samtidigt interagera med de om ringer in, genom att detta ger dem ett alternativ som de kan välja genom att de trycker på knapparna på sina telefoner.
Fördelar:
- Ett billig alternativ.
- Telefonpassning finns tillgängligt dygnet runt.
Nackdelar:
- Det kan inge en opersonlig känsla för dina klienter.
- Det är begränsat till enbart ett antal frågor eller processer.
Hybridlösningar
Allt fler bolag har valt att använda sig utav en så kallad hybrid lösning. Detta innebär att de använder en automatiserad och en manuell telefonpassningslösning. Här kan de dra nytta av bägge världar. Med en hybridlösning, så innebär det att ett så kallat IVR system, kommer att hantera alla de första fasernna av ett samtal, för att sedan koppla dessa vidare, till en fysisk person om klienten har mer komplexa eller specifika frågor eller funderingar.
Fördelar:
- En mer balanserad och harmonisk klientupplevelse, samt mer kostnadseffektiv.
- Ökad flexibilitet för att kunna hantera komplexa samt enkla ärenden.
Nackdelar:
- Behövs en mer sofistikerad integration mellan personal och system.
Fördelar med telefonpassning
Telefonpassning kan verkligen erbjuda mängder utav fördelar till bolag i olika storlekar, samt inom olika brancher. Här nedan så kommer vi att gå genom dessa fördelar.
Ökad tillgänglighet och flexibilitet
En av de bästa fördelarna med en telefonpassningstjänst, är att det kommer ge bolag chansen att alltid vara tillgängliga för sina klienter. De slipper helt enkelt ha en personal som är på plats dygnet runt. Detta är speciellt viktigt inom affärsvärlden, där man förväntas att komma med snabba svar, samt upperätthålla en hög servise.
Förbättrad kundservice
Genom att man säkerhetsställer att varje samtal vårdas och tas om hand, på ett professionellt sätt, så kan bolag bättra på sin kundsupport. Långa väntetider och missade samtal, leder oftast till längre väntetider, vilket i sin tur leder till missnöjda klienter, samt missade affärer. När du använder dig utav en telefonpassningstjänst, så kommer alla dina samtal att bli behandlade snabbt och enkelt. Detta kommer i sin tur att förbättra kundnöjdheten.
Fokus på kärnverksamhet
När bolag väljer att outsourca sin telefonpassning, så öppnar de upp mycket resurser och tid, för att istället kuna fokusera på sina så kallade kärnaktiviteter. Detta kan speciellt vara viktigt för mindre bolag samt startups, som kanske har begränsade resurser. När du väljer att anlita en professionell tjänst, som hanterar alla dina samtal, så kan bolagets ledning, samt anställda välja att fokusera på det som är viktigast samt kritiskt för deras verksamhet.
Kostnadsbesparingar
Med hjälp utav telefonpassning så kommer du att ha en mer kostnadseffektiv lösning, än om du istället skulle anställa receptionister eller kundtjänstpersonal. Detta innebär att bolaget själva inte måste stå för utbildning, sjukförsäkringar eller löner, eller andra anställningrelaterade kostnader. För bolag som har orgelbundna perioder med höga volymer när det kommer till samtal, så kan detta komma som en stor besparing.
Professionell image
När du väljer att anlita en extern tjänst för att hantera dina samtal, så kommer detta att ge ett intryck av att ditt bolag är organiserat samt professionelt. Detta kommer att förstärka ditt bolags varumärke, samtidigt som det skapar en seriösare image bland era klienter och affärspartners.